Onko sinulla käytössäsi Windows 11 ja kenties useita sähköpostiosoitteita? Tai oletko kyllästynyt tarkistelemaan useita sähköpostiosoitteitasi erikseen? Tästä artikkelista saat vinkkejä ongelman ratkaisemiseen sekä parhaiden, erilaisten sähköpostiohjelmien valitsemiseen.
Windows 11:lle on olemassa useita eri sähköpostiohjelmavaihtoehtoja. Se, mikä kussakin tilanteessa on paras, riippuu toki käyttäjän henkilökohtaisista tarpeista ja mieltymyksistä. Jos esimerkiksi tarvitset ohjelmaa ennen kaikkea liikematkoja varten, tärkeitä ominaisuuksia voivat olla matkan hallintaan liittyvät erilaiset toiminnot, kuten automaattiset aikavyöhykeasetukset ja matkajärjestelyjen seuranta.
Miten voit hallita sähköpostejasi paremmin?
Jos sinulla on käytössäsi useita sähköpostiosoitteita ja olet kyllästynyt ylläpitämään niitä kaikkia, voit harkita esimerkiksi seuraavia vaihtoehtoja.
Voit ensinnäkin yhdistää kaikki sähköpostitilisi. Useimmat sähköpostipalvelut, kuten Gmail ja Outlook, mahdollistavat sen, että useamman sähköpostitilin voi yhdistää yhdeksi tiliksi. Tämä voi helpottaa sähköpostien hallintaa ja vähentää jatkuvaa tarvetta eri tilien tarkistamiseen. On myös olemassa erityisiä sähköpostinhallintaohjelmia. Nämä ohjelmat mahdollistavat useiden sähköpostitilien hallinnoimisen samassa paikassa. Kyseiset ohjelmat tarjoavat erilaisia ominaisuuksia, kuten yhdistetyn postilaatikon ja mahdollisuuden sähköpostien priorisointiin.
Erittäin yksinkertainen vaihtoehto on myös poistaa kaikki tarpeettomat tilit. Jos sinulla on sähköpostitilejä, joita et koe enää tarvitsevasi, voit harkita niistä luopumista kokonaan. Tämä paitsi vähentää tilien määrää, myös yksinkertaistaa kerta heitolla sähköpostiesi hallintaa. Sen jälkeen voit siirtyä vain yhteen sähköpostiohjelmaan. Silloin on tärkeää valita sellainen ohjelma, joka tarjoaa parhaat sähköpostiohjelman ominaisuudet juuri Windows 11:lle. Monet parhaista ohjelmista ovat myös ilmaisia.
Sähköpostiohjelman määritelmä lyhyesti
Sähköpostiohjelmalla tarkoitetaan tietokoneohjelmaa, joka on suunniteltu auttamaan käyttäjää sähköpostiviestien hallinnoimisessa. Ohjelma tarjoaa käyttäjälle käyttöliittymän, jonka kautta on mahdollista luonnostella, lähettää, vastaanottaa, priorisoida, lukea, ryhmitellä ja arkistoida sähköpostiviestejä.
Sähköpostiohjelmien muita yleisimpiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi usean sähköpostitilin hallinta, osoitekirjan käyttö, kalenterin hallinta, roskapostisuodatus ja automaattiset vastaukset. Ohjelmat voivat olla joko selainpohjaisia tai asennettavia.
Selainpohjaisten ohjelmien käyttäminen tapahtuu yleensä suoraan verkkoselaimen kautta, kun taas asennettavat ohjelmat pitää ensin ladata tietokoneelle ja sitten käynnistää koneelta erillisenä sovelluksena. Näiden ohjelmien yleisimmät protokollat ovat POP3 ja IMAP, joita käytetään viestien vastaanottamiseen ja lähettämiseen. POP3-protokolla lataa sähköpostiviestit suoraan sähköpostipalvelimelta käyttäjän koneelle, ja IMAP-protokolla puolestaan säilyttää sähköpostiviestit palvelimella ja synkronoi ne käyttäjän eri laitteiden välillä.
Ilmainen vai maksullinen sähköpostiohjelma?
Ennen kuin valitset itsellesi sopivan sähköpostipalvelun, haluat kenties perehtyä ilmaisten ja maksullisten ohjelmien eroihin.
Ilmaiset sähköpostiohjelmat, kuten esimerkiksi Gmail ovat yleensä saatavilla verkkopohjaisina palveluina. Maksullisiin ohjelmiin verrattuna ne ovat usein monin tavoin rajoitetumpia ja tarjoavat huomattavasti vähemmän lisäominaisuuksia. Periaatteessa ilmaiset ohjelmat sisältävät kuitenkin yleensä kaikki tarvittavat peruskäyttäjän tarvitsemat ominaisuudet, kuten viestien lähettämisen ja vastaanottamisen mahdollisuuden, osoitekirjan ja roskapostisuodatuksen.
Maksulliset sähköpostiohjelmat, kuten esimerkiksi Microsoft Outlook ovat puolestaan yleensä asennettavissa tietokoneelle tai mobiililaitteeseen, ja ne tarjoavat paljon enemmän ominaisuuksia kuin ilmaiset kilpakumppaninsa. Maksullisten ohjelmien tarjoamia lisäominaisuuksia ovat muun muassa tietoturvapäivitykset, integraatio muiden sovellusten kanssa ja tekninen tuki. Näiden maksullisten sähköpostiohjelmien hinnoittelu vaihtelee palveluntarjoajan mukaan, ja ohjelmien hinnoittelu perustuu joko kertamaksuun tai tilausmaksuun.
Kumpi sitten on parempi valinta? Käyttäjän kannalta ilmaisen tai maksullisen sähköpostiohjelman valinnassa tärkeintä roolia näyttelee yleensä se, kuinka paljon erilaisia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia käyttäjä kokee tarvitsevansa.
Jos pelkät perusominaisuudet tuntuvat riittävän, ilmainen sähköpostiohjelma voi olla erittäin passeli valinta. Jos kokee kuitenkin tarvitsevansa enemmän ominaisuuksia ja haluaa käyttää sähköpostia ammattimaisemmalla tasolla, maksullinen sähköpostiohjelma on siinä tapauksessa ehdottomasti parempi valinta.
7 parasta sähköpostiohjelmaa Windows 11:lle
Seuraavassa esittelemme seitsemän parasta Windows 11:lle sopivaa sähköpostiohjelmaa plussineen ja miinuksineen. Mukana on sekä maksullisia että ilmaisia ohjelmia. Ohjelmat ovat satunnaisessa järjestyksessä, eivät paremmuusjärjestyksessä.
Microsoft Outlook
Outlookin tärkeimpinä ominaisuuksina voidaan sähköpostin lisäksi pitää kalenteria sekä yhteystietojen ja tehtävien hallintatyökaluja. Niiden avulla voi kätevästi järjestellä ja hallita sähköpostiviestejä, suunnitella kokouksia, hallita henkilökohtaista kalenteria sekä luoda ja hallita yhteystietoja. Lisäksi Outlook sisältää useita muita työkaluja, kuten esimerkiksi tehtäväluettelon ja mahdollisuuden luoda muistutuksia.
Plussaa tulee myös siitä, että käyttöliittymä on selkeä ja joustava, ja se sisältää useita näppäriä toimintoja, kuten pikahaun, viestien esikatselun ja sähköpostin luokittelun. Outlookin käyttöliittymä on myös erittäin muokattavissa, joten sitä voi itse kukin helposti säätää vastaamaan omia tarpeitaan. Outlookin integraatio muiden Microsoft Office -ohjelmien kanssa on erinomainen, ja se mahdollistaa esimerkiksi suoran siirtymisen sähköpostiviestistä Word-dokumenttiin tai Excel-taulukkoon.
Miinusta tulee kuitenkin hinnasta. Vaikka Outlookin monipuoliset ominaisuudet tuovat sille huikeat plussapisteet, merkittävänä haittapuolena on kuitenkin sen hinta. Outlook ei ole edullisin ohjelma, vaan se sisältyy Microsoft Office -tilaukseen tai sen voi ostaa erikseen. Tämän lisäksi sen käyttö vaatii myös Microsoft-tilin, mikä voi myös olla haitta joillekin käyttäjille.
Gmail
Gmail on Googlen ilmainen sähköpostiohjelma. Sen käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen, ja se sisältää monipuolisia ominaisuuksia, kuten automaattisen lajittelun, integroidun kalenterin ja helpon sähköpostien hakutoiminnon.
Plussaa Gmailille tuo se, että se integroituu Googlen muiden palveluiden, kuten Google Driven ja Google Docsin kanssa. Yksi Gmailin parhaista ominaisuuksista on myös sen kyky estää roskapostit ja haittaohjelmat. Gmail käyttää monenlaisia automaattisia turvaominaisuuksia, joiden pitäisi pitää käyttäjä suojassa haittaohjelmilta ja roskapostilta.
Se, mikä on toisille plussaa, voi toisille näyttäytyä miinuspuolena. Osa käyttäjistä ei halua käyttää Googlen muita palveluita, jolloin Gmailin integroituminen Googlen palveluihin on ongelma. Lisäksi Gmailin mainokset ja tiedonkeruu ovat aiheuttaneet joillekin käyttäjille ylimääräistä huolta ja päänvaivaa.
Mozilla Thunderbird
Thunderbirdin ilmainen ohjelma on selkeä ja helppokäyttöinen. Thunderbird on myös erittäin mukautettavissa, sillä se sisältää monia laajennuksia ja teemoja. Thunderbirdin isoin plussa on ehdottomasti sen turvallisuus ja yksityisyys. Ohjelma käyttää monia turvaominaisuuksia, kuten roskapostisuodatusta, kryptausta ja viestien digitointia, jotta käyttäjien tiedot pysyvät varmasti turvassa.
Miinuspuoliin voidaan laskea sen rajoitukset ja kehittäjien resurssien puute. Ohjelma ei ole yhtä moderni ja houkutteleva, kuin jotkut muut modernimmat kilpailijat. Pula kehittäjien resursseista voi myös hidastaa uusien ominaisuuksien kehittämistä.
Mailbird
Mailbird on käyttäjäystävällinen ja moderni sähköpostiohjelma. Se tarjoaa esimerkiksi erilaisia tapoja järjestää sähköposteja. Lisäksi käyttäjät voivat valita erilaisia teemoja, jotta Mailbirdin ulkoasu vastaa juuri heidän tyyliään. Mailbirdin suurin etu on sen integraatio monien muiden sovellusten kanssa, kuten Google Driven, Dropboxin, Evernoten ja Slackin kanssa. Tämä tekee tiedostojen jakamisesta ja tallentamisesta todella kätevää ja nopeaa.
Hinta lukeutuu Mailbirdin haittapuoliin. Vaikka ohjelma tarjoaakin ilmaisen kokeilujakson, sen hinta on turhan korkea verrattuna muihin sähköpostiohjelmiin. Mailbird ei myöskään tarjoa tietoturvaominaisuuksia, kuten roskapostisuodatusta tai kryptausta, joten tietoturvasta huolehtiminen jää käyttäjän itsensä huolehdittavaksi.
eM Client
Myös eM Clientin ohjelma on moderni useine erilaisine työkaluineen. eM Client tarjoaa myös roskapostisuodatuksen ja kryptaustuen, mikä tekee siitä turvallisen vaihtoehdon. eM Clientin huomioarvoinen etu on sen yhteensopivuus monien muiden sovellusten kanssa, kuten Google Calendarin, Contactsin ja Tasksin kanssa, mikä mahdollistaa synkronoinnin useiden laitteiden välillä. eM Clientin avulla käyttäjät voivat myös lähettää ja vastaanottaa sähköposteja useilla eri sähköpostitileillä, kuten Gmaililla, Yahoo Maililla ja Microsoftin sähköpostipalveluilla.
Miinuspisteitä tulee siitä, että ilmainen versio on ominaisuuksiltaan rajoitettu. Lisäksi ohjelman automaattiset päivitykset on tehty maksullisiksi, mikä luonnollisesti tympii niitä käyttäjiä, jotka eivät halua käyttää ylimääräistä rahaa ohjelman ylläpitämiseen.
Inky
Inky on helppokäyttöinen ja visuaalisesti miellyttävä ohjelma. Se tarjoaa monia ominaisuuksia, joista on hyötyä niin yksityis- kuin ammattikäyttäjälle. Käyttöliittymä on tyylikäs ja moderni. Myös Inky tukee useita sähköpostitilejä, eli käyttäjä voi näppärästi hallita kaikkia sähköpostitilejään yhdessä ja samassa paikassa.
Yksi Inkyn ehdottomista plussista on sen kyky tunnistaa ja järjestää sähköpostitietoja automaattisesti. Inky käyttää hyväkseen erilaisia älykkäitä algoritmeja, ja niiden avulla se voi tunnistaa tärkeitä tietoja, kuten tapaamisten aikoja tai lentojen tietoja. Inky on saatavilla sekä ilmaisena että maksullisena versiona. Maksullinen versio tarjoaa monenlaisia lisäominaisuuksia, kuten erilaisia yhteistyö- ja raportointityökaluja.
Postbox
Postbox on sähköpostiohjelma, joka on suunniteltu erityisesti suuria sähköpostimääriä käsitteleville ammattilaisille. Ohjelma on helppokäyttöinen ja sisältää myös erilaisia työskentelyä helpottavia muokkaus- ja suodatusvaihtoehtoja. Postboxin ketterä hakutoiminto mahdollistaa sähköpostien etsimisen todella tarkkojen hakuehtojen perusteella. Tämäkin ohjelma saa plussapisteitä siitä, että se tukee useita sähköpostitilejä.
Yhtenä Postboxin hyödyllisimmistä ominaisuuksista pidetään sen integroitua kalenteria, joka auttaa hallitsemaan aikatauluja tehokkaasti. Kalenteri mahdollistaa kokousten ja tapaamisten luomisen suoraan sähköposteista. Ja vaikka Postbox ei ole ilmainen ohjelma, sen hintaa voi pitää kuitenkin kohtuullisena. Ohjelma sisältää useita lisenssimahdollisuuksia, jotka sopivat erilaisiin käyttötarpeisiin. Lisäksi ohjelman teknistä tukea on kiitelty.
