Webmail
Omalla nimellä toimiva sähköpostiosoite on kaikille yrityksille tärkeä, sillä se tuo mukanaan uskottavuutta. Webmail on monesti myös yksi tärkeimmistä viestintävälineistä yrityksen ja asiakkaan välillä, joten on äärimmäisen tärkeää kiinnittää siihen hieman ylimääräistä huomiota. Moni webhotelli tarjoaa myös mahdollisuuden oman sähköpostiosoitteen luomiseen muiden palveluiden ohella. Tällöin palvelu ohjaa yrityksen tai verkkosivun nimellä toimivat sähköpostit oikeaan osoitteeseen. Ne voidaan usein lukea suoraan selaimesta käsin palvelun tarjoamasta osoitteesta, mutta sinulla voi olla mahdollisuus myös ohjata ne kolmannen osapuolen palveluun.
Kuinka saada webmail käyttöön?
Sähköpostiosoite on helppo saada käyttöön sen jälkeen, kun olet tilannut ensin sivustollesi sopivan webhotellin tai palvelupaketin. Tilausta tehdessä kannattaa varmistaa, että pakettiin kuuluu myös paras sähköposti sinun tarpeisiisi.
Webhotelli antaa sinulle aina kirjautumistiedot oman sivusi hallintapaneeliin. Hallintapaneelin kautta voit rekisteröidä sivustollesi tai yrityksellesi oman sähköpostiosoitteen. Markkinoilta löytyy paketteja, jotka sisältävät vain yhden sähköpostiosoitteen, mutta sinulla on mahdollisuus myös tilata jopa sadan sähköpostiosoitteen paketti.
Suurempi määrä sähköpostiosoitteita tulee tarpeeseen siinä tapauksessa, että sinulla on isompi yritys, jossa työskentelee paljon eri työntekijöitä. Tällöin on hyvä ostaa jokaiselle oma sähköpostiosoite, johon asiakkaat voivat laittaa viestiä.
Mitä ottaa huomioon sähköpostiosoitetta hankkiessa?
Kun olet ostamassa webhotellin palvelupakettia, kannattaa huomioida kaikki yrityksesi tarpeet. Sähköpostiosoitteen valinnassa kannattaa miettiä sitä, kuinka monta postilaatikkoa tulet tarvitsemaan, ja kuinka paljon säilytystilaa siellä on hyvä olla. Monet palvelut tarjoavat myös sähköpostilistoja tietyn määrän.
Jos olet perustamassa suuren yrityksen tarpeisiin sopivaa nettisivua, kannattaa sinun hyödyntää kaikkein suurin mahdollinen paketti, jota hostingpalvelu tarjoaa. Muista kuitenkin, että jokainen palvelu tarjoaa hieman erilaisia palveluja listallaan, joten vertailun tekeminen on enemmän kuin järkevää. Ei siis koskaan kannata ostaa sikaa säkissä, vaan tutustu palvelun toimivuuteen ja laajuuteen ensin huolella.
Webmail – tietoturva
Kun olet hankkimassa omaa domainia ja sähköpostiosoitetta, tietoturvasta kannattaa pitää kiinni. Tämän takia eri palveluntarjoajien tietoturvaratkaisuja kannattaa vertailla, jotta pääsee varmasti selville siitä, onko se riittävän korkealla tasolla. Laadukas hostingpalvelu tarjoaa monipuoliset tietoturvaratkaisut erilaisiin tilanteisiin, joten voit valita itsellesi sopivan paketin.
Tietoturvasta voi pitää myös itse kiinni siten, että kehittää riittävän hyvät salasanat omille sähköposteilleen. Tämä on kenties tärkein yksittäinen tekijä, joka kannattaa ottaa huomioon. Salasanaan tulee lisätä vähintään kymmenen merkkiä, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita sekä erikoismerkkejä. Näin voit varmistua siltä, että salasanaa on vaikea arvata.
Sähköpostiosoite – tekniset vaatimukset
Sähköpostiosoitteeksi ei luoda aivan mitä tahansa, vaan sillä on tietyt tekniset vaatimukset. Sähköpostiosoitteen tulee koostua kolmesta eri asiasta: käyttäjänimestä, @-merkistä sekä domainpäätteestä. Hyvä käytäntö on tehdä sellainen osoite, jota ei ole vaikea muistaa ja se on selkeästi luettavissa. Tämä on hyvä muistaa myös domainia valittaessa.
Käyttäjänimeksi on hyvä valita sellainen nimi, joka helppo muistaa. Lisäksi kannattaa välttää liian pitkiä käyttäjänimiä. On hyvä muistaa, että käyttäjänimeen ei kannata lisätä ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä. Muutoinkin sen tulee olla mahdollisimman lyhyt, ytimekäs ja selkeä. Voit ottaa mallia vaikkapa muiden yritysten käytännöistä, mikäli olet itse epävarma nimestä.
Domainpääte tulee suoraan siitä, minkälaisen osoitteen olet valinnut kotisivuille. Tämä tulee tehdä ennen kuin sähköpostin luominen on mahdollista. Domainin kanssa pätevät samat yleissäännöt kuin käyttäjänimen kohdalla. Jos sinulla on jo yrityksen nimi valmiina, sitä kannattaa käyttää myös verkko-osoitteena.
Käyttäjänimen aliakset webmailissa
Käyttäjänimen aliaksella tarkoitetaan erilaisia nimiä sähköpostiosoitteen etuosassa. Niillä voi helposti erottaa eri käyttötarkoituksiin tulevat sähköpostit. Yrityksellä voi olla nimittäin tarve luoda sähköpostiosoitteet asiakaspalvelua tai myyntiä varten. Tällöin sinulla voi olla käytössä useita sähköpostiosoitteita, kuten [email protected] ja [email protected].
Tämä helpottaa asiakkaiden kanssa asioimista, sillä he tietävät paremmin, keneen ovat ottamassa yhteyttä. Webmailissa on usein mahdollista reitittää eri sähköpostiosoitteisiin tulevat postit yhteen sähköpostiin, jolloin sinun tarvitsee itse käyttää vain yhtä sähköpostilaatikkoa. Aliasten käyttäminen helpottaa siis kaikkien elämää, mikä on hyvä ottaa huomioon.
Webmail yksityishenkilölle
Nykyään ilman sähköpostia eläminen on lähes mahdotonta, mikäli haluaa käyttää minkäänlaista verkkopalvelua. Yleensä ihmiset hankkivat sähköpostiksi jonkin ilmaisen palvelun, joita on tarjolla verkossa todella paljon. Suosituimpia sähköpostipalveluita suomalaisten keskuudessa ovat esimerkiksi Google, Yahoo tai vaikkapa Microsoftin Outlook. Suurimmalta osalta suomalaisista löytyy sähköposti jonkin näiden palveluiden alta.
Toisinaan voi tulla kuitenkin tarvetta uniikille sähköpostille. Ilmaisissa sähköpostipalveluissa on usein se ongelma, että monet hyvät nimet on jo varattuina. Tämä pätee myös silloin, jos haluaa käyttäjänimeksi oman nimen. Suomesta löytyy useita samannimisiä henkilöitä, joten saman käyttäjänimen varaaminen tulee helposti ongelmaksi.
Webmail yritykselle
Oma sähköposti yritykselle on ensiarvoisen tärkeää, sillä se lisää huomattavasti uskottavuutta yrityksen toimintaan. Jos olet perustamassa yritystä ja tarvitset kotisivut, saat samalla myös sähköpostin käyttöösi. Verkosta löytyy paljon hostingpalveluita, joista saat koko paketin yritykselle samalla kertaa. Webhotellin ja domainin saa suhteellisen edulliseen hintaan, joten kustannuksia ei tule kovinkaan paljon.
Kun olet valitsemassa sopivaa webmailia yritykselle, kannattaa aina tarkistaa se, että onko palvelu yhteensopiva sähköpostiohjelmien kanssa. Nykyään sähköpostiosoitteita on yhdellä ihmisellä useita, jolloin niiden yhdistäminen saman sähköpostiohjelman alle tulee ajankohtaiseksi. Sähköpostien seuraaminen on näin huomattavasti helpompaa, kun ei tarvitse hyppiä palvelusta toiseen.
Myös roskapostisuodattimien tulisi olla riittävän korkealla tasolla, jottei tärkeät sähköpostit huku roskapostien virtaan. Tämä on todella tärkeä erityisesti yrityksen sähköpostipalveluissa. Jos esimerkiksi kirjanpitäjän viesti jää näkemättä, seurauksena saattaa olla viivästyneet palkat tai jotain muuta tärkeää.
Kuinka paljon webmail maksaa?
Webmailin ja kotisivujen hinta vaihtelee suuresti, mutta yleensä koko paketin saa noin 10 euron kuukausihintaan. Hinta voi olla tietysti paljon suurempi, mikäli odotat sivuillesi paljon liikennettä tai olet rakentamassa paljon tilaa vievää sivustoa. Jos taas tarvitset vain käyntikortin tapaisen sivuston, kustannukset ovat hyvin maltilliset ja todennäköisesti myös vaivan ja rahan arvoiset.
Webhotelleja on mahdollista saada myös todella halvalla, mutta usein niihin liittyy silloin erilaisia rajoitteita. Lisäksi domainista ei ole pakko maksaa, jos ei välttämättä halua. Tällöin verkko-osoitteeseen vain lisätään sivuston oma domain, jolloin se ei ainakaan yrityskäytössä ole niin edustava. Sen sijaan esimerkiksi blogialustalla käytettynä ilmainen domain saattaa olla oikein passeli valinta.
Luo uutiskirjeitä webmailissa
Jos haluat lähettää asiakkaillesi uutiskirjeitä, se onnistuu helposti monissa eri sähköpostipalveluissa. Tätä varten sinun on ensin tietysti luotava varsinainen uutiskirje, minkä jälkeen voit lähettää sen asiakkaillesi. Uutiskirjettä varten voi olla järkevää luoda oma sähköpostiosoitteen alias, jotta postit pysyvät paremmin järjestyksessä. Lisäksi uutiskirjeessä kannattaa olla maininta, ettei lukijoiden tule siihen vastata
Usein sähköpostipalveluissa on mahdollista tehdä siten, että voit ajastaa sen lähettämään uutiskirjeen juuri tiettyyn aikaan. Esimerkiksi keskellä yötä lähetettävät uutiskirjeet eivät tavoita niin montaa ihmistä, koska lähes kaikki ovat nukkumassa yöaikaan. Sen sijaan kirje kannattaa ajastaa vaikkapa lounasaikaan, jolloin ihmiset usein selaavat puhelinta ja näkevät uutiskirjeen todennäköisemmin.
