Sähköposti
Oma sähköpostiosoite on tärkeä palvelu yrityksille, mutta se on tietysti tarpeellinen myös yhdistyksille ja yksityiskäytössä. Sähköposti on yksi tärkeimmistä viestintäkanavista yrityksen ja asiakkaiden välillä, joten sen on syytä toimia helposti, moitteettomasti ja ilman turvallisuusriskejä. Valitsethan heti ensimmäisellä kerralla hyvän osoitteen ja palveluntarjoajan, joita et joudu heti vaihtamaan!
Sähköposti omalla domainilla
Moni sähköpostipalvelu ja hostingpalvelu mahdollistaa oman sähköpostiosoitteen luomisen omalla domainilla. Hosting-palveluissa oma sähköpostiosoite on yleensä osa webhotelli-pakettia, mikä sopii sinulle silloin, kun tarvitset myös kotisivut.
Omalla domainilla oleva sähköpostiosoite on yritykselle tärkeä tekijä lisäämään yrityksen uskottavuutta. Tällöin sähköpostiosoite on esimerkiksi muotoa [email protected], mikä on asiakkaiden helppo muistaa ja tunnistaa. Hyvä osoite on helppo lukea ja se antaa asiakkaalle luotettavan vaikutelman yrityksestäsi. Valitsethan siis lyhyen, toimintaa kuvaavan nimen, jossa ei ole ylimääräisiä numeroita tai erikoismerkkejä.
Yrityksesi tarpeisiin sopiva sähköposti
Sopivaa sähköpostipalvelua etsiessä on hyvä kiinnittää huomiota siihen, mitä yrityksesi sähköpostilta tarvitsee. Useisiin paketteihin kuuluu vain yksi sähköpostiosoite, mutta löydät myös paketteja, joissa sinulla on mahdollisuus tehdä yrityksellesi useita tai jopa sata eri sähköpostiosoitetta. Tämä on tarpeen erityisesti isommissa yrityksissä, joissa tarvitset jokaiselle työntekijälle oman sähköpostiosoitteensa.
Toiset palvelut mahdollistavat myös käyttäjänimen aliakset, joiden avulla voidaan erottaa eri käyttötarkoitukseen tulevat sähköpostit. Tällöin käytössäsi on eri sähköpostiosoitteita esimerkiksi infolle ja palautteelle, mutta käytännössä viestit reititetään tulemaan samaan sähköpostilaatikkoon.
Yksi tärkeä tekijä on myös sähköpostin koko. Valitse sopivan kokoinen paketti, jossa on tilaa kaikille viesteille ja eri postilaatikoille. Säilytystilaa on oltava riittävästi oman yrityksesi tarpeisiin.
Monet palvelut mahdollistavat myös uutiskirjeiden ajastamisen ja lähettämisen sähköpostin kautta. Tämä on kätevä ominaisuus, mikäli yrityksesi lähettää säännöllisiä uutiskirjeitä asiakkailleen. Ajastamisen myötä saat uutiskirjeesi lähetettyä asiakkaillesi aina parhaaseen aikaan.
Hyvä palvelu on helppo käyttää kaikilla laitteilla
Tärkeä seikka sähköpostissa on sen helppokäyttöisyys. Webhotelleissa sähköpostin luominen ja hallinta onnistuu helposti hallintapaneelin kautta. Useimmat palveluntarjoajat mahdollistavat käytön sekä tietokoneen selaimella että erillisellä tietokoneelle ladattavalla sähköpostiohjelmalla. Sähköpostiohjelma on hyvä ladata erityisesti omalle kotikoneelle, jonka kautta sähköpostit useimmiten lukee.
Monet haluavat sähköpostin myös mobiililaitteisiin, joihin useimmilta palveluntarjoajilta löytyy sähköpostille oma ladattava sovelluksen. Sovelluksen kautta on helppo lukea ja lähettää sähköposteja olitpa missä vain. Ennen sähköpostin hankkimista on hyvä tarkistaa sovellusten ja ohjelmien soveltuvuus omille laitteille. Osa palveluista on myös yhdisteltävissä, jolloin saat kaikkien sähköpostiesi viestit yhteen ohjelmaan ja näin säästyt usean ohjelman selaamiselta.
Otathan myös turvallisuustekijät huomioon
Sähköpostit sisältävät usein paljon asiakkaiden henkilötietoja ja muita tärkeitä tietoja. Onkin äärimmäisen tärkeää, että sähköposti on turvallinen tapa viestiä asiakkaiden kanssa. Palveluntarjoajan tietoturva käytänteisiin onkin syytä tutustua huolella ennen palvelun hankkimista. Hyvä sähköpostipalvelu käyttää salattuja yhteyksiä, jolloin sähköpostiviestien lukeminen ja lähettäminen on turvallista. Hyvä palvelu tekee myös viesteistä varmuuskopiot, jolloin tärkeät tiedot eivät häviä ongelmien edessä.
Sähköpostin käyttöystävällisyyttä lisää tehokas, oikeanlainen roskapostisuodatus. Tärkeät viestit eivät saa hukkua roskapostien sekaan, mutta suodattimien on syytä rajata pois kaikki turhat viestit, jottei aikasi kulu niiden poistamiseen.
Tietoturvaa voit lisätä myös itse valitsemalla riittävän hyvät salasanat omille sähköposteillesi. Näin voit omalla toiminnallasi lisätä tietojen salassapitoa.
Valitse sähköposti hyvällä asiakaspalvelulla
Usein kysytyt kysymykset
Useimmat yksityishenkilöt käyttävät ilmaisia sähköpostipalveluita, joita tarjoavat muun muassa Google ja Yahoo. Erityisesti yritysten on suositeltua hankkia maksullinen sähköposti omalla domainilla, joka mahdollistaa oman yrityksen nimen lisäämisen sähköpostiosoitteeseen. Hinnat eri sähköpostipalveluiden välillä vaihtelevat suuresti. Sähköpostipalvelu kuuluu lähes kaikkiin hosting-palveluihin, joten mikäli tarvitset myös kotisivut, on hyvä ottaa koko palvelupaketti yhdellä kerralla. Tällöin paketin saa yleensä noin 10-20 euron kuukausihintaan riippuen tarvitsemasi paketin koosta.
