Outlook-sähköposti – ominaisuudet, tallennustila ja käyttöönotto

Outlook-sähköposti on Microsoftin ilmainen sähköpostipalvelu, jonka avulla hallitset sähköposteja, kalenteria, yhteystietoja ja tehtäviä samassa näkymässä. Palvelua käytetään selaimessa osoitteessa outlook.com sekä erillisillä sovelluksilla tietokoneella ja mobiililaitteilla. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä palvelu sisältää, paljonko tallennustilaa saat, miten maksulliset Microsoft 365 -tilaukset eroavat maksuttomasta versiosta ja kuinka otat sähköpostin turvallisesti käyttöön.

Mikä Outlook-sähköposti on?

Nimeä ”Outlook” käytetään useasta eri tuotteesta, mikä aiheuttaa helposti sekaannusta. Kun puhutaan Outlook-sähköpostista, tarkoitetaan yleensä Outlook.com-palvelua – Microsoftin verkkopohjaista sähköpostia, joka toimi aiemmin nimillä Hotmail ja Windows Live Mail. Palvelu on maksuton, ja sen käyttöön riittää Microsoft-tili.

Samasta nimestä on olemassa myös Outlook-sovellus, eli erillinen ohjelma tietokoneelle tai puhelimeen, jolla luet ja lähetät viestejä. Lisäksi Microsoftin työkäyttöön tarkoitettu Outlook-työpöytäohjelma kuuluu Microsoft 365 -ohjelmistopakettiin. Tässä oppaassa keskitytään kuluttajille suunnattuun Outlook.com-sähköpostiin ja siihen liittyviin sovelluksiin.

Outlook.com-osoite päättyy yleensä muotoon @outlook.com, @hotmail.com tai @live.com. Voit myös liittää tiliin oman verkkotunnuksesi sähköpostiosoitteen tai lukea muiden palveluiden postia samassa näkymässä. Jos vertailet eri palveluntarjoajia, kannattaa tutustua myös yleiseen sähköpostin perusoppaaseen ennen valinnan tekemistä.

Outlook-sähköpostin ominaisuudet

Outlook.com on muutakin kuin pelkkä viestilaatikko. Se yhdistää sähköpostin, kalenterin ja muut henkilökohtaiset tiedot samaan käyttöliittymään, joka toimii samalla tavalla selaimessa ja sovelluksissa.

• Sähköposti ja kansiot: viestien järjestely kansioihin, luokkiin ja sääntöihin perustuen. Saapuneet-näkymä voidaan jakaa Keskeiset- ja Muut-välilehtiin, jolloin tärkeät viestit erottuvat mainoksista ja uutiskirjeistä.
• Kalenteri: tapaamisten ja muistutusten hallinta. Kalenterin voi jakaa muille ja siihen voi liittää esimerkiksi Teams-kokouslinkin.
• Yhteystiedot: osoitekirja, joka synkronoituu automaattisesti kaikkien laitteidesi välillä.
• Tehtävät (To Do): tehtävälistat ja muistutukset, jotka näkyvät myös erillisessä Microsoft To Do -sovelluksessa.
• Office-sovellusten verkkoversiot: Word, Excel, PowerPoint ja OneNote selaimessa ilmaiseksi. Tiedostot tallentuvat OneDrive-pilvitallennustilaan.
• Liitteet OneDrivesta: suurten tiedostojen jakaminen pilvilinkkinä, jolloin vastaanottaja saa aina viimeisimmän version.

Käyttöliittymä on käännetty suomeksi, ja sen saa haluttaessa vaaleaan tai tummaan teemaan. Palvelu tukee myös saavutettavuutta helpottavia ominaisuuksia, kuten näppäimistökomentoja ja ruudunlukuohjelmia.

Tallennustila ja Microsoft 365 -tilaukset

Maksuton Outlook.com sisältää 15 Gt postilaatikkotilaa sähköposteille ja 5 Gt pilvitallennustilaa OneDrivessa. Pilvitallennustila on jaettu OneDriven tiedostojen, sähköpostin liitteiden ja Microsoft 365 -sovellusten kesken. Jos tila täyttyy, et voi lähettää tai vastaanottaa uusia viestejä ennen kuin vapautat tilaa tai siirryt maksulliseen tilaukseen.

Aiemmin maksullinen laajennus tunnettiin nimellä Outlook Premium, mutta se on sittemmin sulautettu osaksi Microsoft 365 -tilauksia. Maksullinen tilaus poistaa mainokset, nostaa postilaatikon koon 100 gigatavuun ja lisää kehittyneitä suojausominaisuuksia. Alla olevassa taulukossa vertaillaan kuluttajaversioita. Hinnat ovat suuntaa antavia ja voivat muuttua, joten tarkista ajantasainen hinta Microsoftin sivuilta.

Microsoft 365 Personal ja Family sisältävät myös Word-, Excel- ja PowerPoint-sovellusten täydet työpöytäversiot sekä tekoälyavustajan toimintoja. Jos tarvitset lähinnä mainoksetonta sähköpostia ja enemmän pilvitilaa, edullisempi Basic riittää usein hyvin. Pilvitallennuksesta kiinnostuneen kannattaa tutustua myös yleiseen pilvipalveluiden oppaaseen.

Näin otat Outlook-sähköpostin käyttöön

Maksuttoman sähköpostitilin luominen kestää vain muutaman minuutin. Tili on samalla Microsoft-tili, jolla kirjaudut myös esimerkiksi Windowsiin, OneDriveen ja Xboxiin.

1. Siirry osoitteeseen outlook.com ja valitse Luo ilmainen tili.
2. Valitse haluamasi käyttäjänimi ja pääte (@outlook.com tai @hotmail.com) tai käytä olemassa olevaa sähköpostiosoitettasi.
3. Luo vahva salasana. Hyvä salasana on pitkä ja sisältää isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita sekä erikoismerkkejä – vältä syntymäaikaa tai muuta helposti arvattavaa tietoa.
4. Täytä nimesi ja syntymäaikasi sekä vahvista, ettet ole robotti.
5. Ota käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen, jotta tilisi on turvassa myös silloin, jos salasana päätyy vääriin käsiin.

Rekisteröitymisen jälkeen pääset heti lukemaan ja lähettämään viestejä selaimessa. Jos luot ensimmäistä Microsoft-tiliäsi, kannattaa lukea erillinen opas Microsoft-tilin luomiseen, jossa prosessi käydään läpi vaihe vaiheelta.

Outlook eri laitteilla

Samaan postilaatikkoon pääsee käsiksi monella eri tavalla, ja viestit, kalenteri ja yhteystiedot synkronoituvat automaattisesti laitteiden välillä.

• Selain: osoitteessa outlook.com ilman asennuksia. Toimii millä tahansa käyttöjärjestelmällä.
• Windows: uusi Outlook for Windows -sovellus on ilmainen ja korvaa aiemmat Windowsin Sähköposti-, Kalenteri- ja Ihmiset-sovellukset.
• macOS: Outlook-sovellus on saatavilla myös Macille.
• Mobiili: Outlook-sovellus iOS- ja Android-laitteille sovelluskaupasta.
• Muut sähköpostiohjelmat: Outlook.com toimii myös muissa ohjelmissa IMAP-, POP- ja Exchange ActiveSync -yhteyksillä.

Jos haluat lukea postiasi erillisellä ohjelmalla Windowsissa, vertailusta on apua artikkelissa parhaat sähköpostiohjelmat Windows 11:lle. Yhdessä sovelluksessa voi näppärästi yhdistää useita postilaatikoita, esimerkiksi Outlookin ja Gmailin.

Tietoturva ja tietosuoja

Microsoft tarjoaa Outlook-sähköpostiin samankaltaisia suojauksia kuin yrityskäyttöön. Maksuttomassakin versiossa viestit tarkistetaan automaattisesti roskapostin, haittaohjelmien ja tietojenkalastelun varalta, ja tulevat liitetiedostot skannataan.

• Kaksivaiheinen tunnistautuminen: tärkein yksittäinen suojaus. Kirjautumisen yhteydessä vaaditaan salasanan lisäksi vahvistus esimerkiksi Microsoft Authenticator -sovelluksella.
• Salaus: tiedot on salattu sekä postilaatikossa että siirron aikana. Microsoft 365 -tilaajat voivat lisäksi lähettää salattuja viestejä myös muihin kuin Outlook-osoitteisiin.
• Kehittynyt suojaus: maksullisissa tilauksissa Outlook estää turvattomia linkkejä ja tunnistaa kiristysohjelmia tehokkaammin.
• Tietosuoja: Microsoft ei käytä sähköpostiesi, kalenterisi tai yhteystietojesi sisältöä mainosten kohdentamiseen. Voit myös itse säätää yksityisyysasetuksiasi tilin hallinnasta.

Jos vaihdat puhelinta, muista siirtää myös tunnistautumissovelluksesi – asiaa käsittelee opas Microsoft Authenticatorin siirtämisestä uuteen puhelimeen. Yleisemmin verkkopalveluiden turvallisuutta ja luotettavien palveluiden tunnistamista käsitellään artikkelissa turvallisuus verkkopalveluissa.

Yleisimmät ongelmat ja virheet

Sähköpostin käytössä toistuvat usein samat sudenkuopat. Ne on helppo välttää, kun tietää mihin kiinnittää huomiota.

• Heikko salasana ilman kaksivaiheista tunnistautumista. Pelkkä salasana ei riitä, jos se vuotaa tietomurrossa.
• Vanhentuneet palautustiedot. Pidä varapuhelinnumero ja -sähköposti ajan tasalla, jotta saat tilin takaisin, jos salasana unohtuu.
• Täyteen täyttynyt postilaatikko. Poista suuret liitteet ja tyhjennä roskakori, jos et saa enää viestejä.
• Huijausviesteihin reagoiminen. Älä avaa epäilyttäviä linkkejä tai liitteitä, vaikka lähettäjä näyttäisi viralliselta taholta. Tarkista osoite ja viestin aitous rauhassa.
• Käyttämätön tili. Microsoft voi sulkea tilin, jota ei ole käytetty pitkään aikaan, joten kirjaudu sisään säännöllisesti.

Kenelle Outlook-sähköposti sopii?

Maksuton Outlook.com sopii kenelle tahansa, joka tarvitsee luotettavan ja suomenkielisen sähköpostin ilman kustannuksia. Se on erityisen kätevä, jos käytät jo muita Microsoftin palveluita, kuten Windowsia tai OneDrivea, sillä kaikki toimivat samalla tilillä. Yhdistetty kalenteri, tehtävät ja Office-sovellusten verkkoversiot tekevät siitä toimivan arjen työkalun niin opiskeluun, harrastuksiin kuin kevyeen etätyöhönkin.

Maksullinen Microsoft 365 -tilaus kannattaa, jos haluat mainoksettoman sähköpostin, suuremman tallennustilan tai Office-ohjelmien työpöytäversiot. Jos taas kaipaat täysin suomalaista vaihtoehtoa tai omaa verkkotunnusta, kannattaa vertailla myös kotimaisten operaattoreiden sähköposteja ja webhotellien tarjoamia postilaatikoita.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Outlook-sähköposti ilmainen?

Kyllä. Outlook.com-sähköposti on maksuton, ja sen käyttöön riittää Microsoft-tili. Maksuttomassa versiossa on 15 Gt postilaatikkotilaa ja 5 Gt OneDrive-pilvitilaa, mutta se sisältää mainoksia. Maksullinen Microsoft 365 -tilaus poistaa mainokset ja kasvattaa tallennustilaa.

Kuinka Outlook-sähköposti otetaan käyttöön?

Siirry osoitteeseen outlook.com ja valitse ”Luo ilmainen tili”. Valitse käyttäjänimi ja vahva salasana, täytä tietosi ja ota lopuksi käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen. Tämän jälkeen voit käyttää sähköpostia heti selaimessa tai ladata Outlook-sovelluksen puhelimeen tai tietokoneelle.

Unohdin salasanani – mitä teen?

Mene Outlookin kirjautumissivulle ja valitse ”Unohditko salasanasi?”. Microsoft varmistaa henkilöllisyytesi palautustietojesi avulla lähettämällä tarkistuskoodin esimerkiksi varasähköpostiin tai puhelinnumeroon. Jos varmennustietoja ei ole, täytä Microsoftin tilin palautuslomake. Koodin vahvistamisen jälkeen voit asettaa uuden salasanan.

Voiko Outlook-kalenterin jakaa muiden kanssa?

Kyllä. Avaa kalenterinäkymä ja valitse ”Jaa”. Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle haluat jakaa kalenterin, ja määritä käyttöoikeudet. Vastaanottaja voi lisätä kalenterin omaan Outlook-näkymäänsä. Kalenterin voi myös julkaista ja jakaa linkkinä. Jakamisen voi perua tai oikeuksia muokata asetuksista.

Mitä eroa on Outlook.comilla ja Outlook-sovelluksella?

Outlook.com on verkkopohjainen sähköpostipalvelu, eli varsinainen postilaatikko ja osoite. Outlook-sovellus taas on ohjelma, jolla luet ja lähetät viestejä tietokoneella tai puhelimella. Sovelluksella voi käyttää Outlook.com-tilin lisäksi myös muiden palveluiden, kuten Gmailin, postilaatikoita samassa näkymässä.