Sähköposti
Sisällysluettelo
Oma sähköpostiosoite on tärkeä palvelu yrityksille, mutta se on tietysti tarpeellinen myös yhdistyksille ja yksityiskäytössä. Sähköposti on yksi tärkeimmistä viestintäkanavista yrityksen ja asiakkaiden välillä, joten sen on syytä toimia helposti, moitteettomasti ja ilman turvallisuusriskejä. Valitsethan heti ensimmäisellä kerralla hyvän osoitteen ja palveluntarjoajan, joita et joudu heti vaihtamaan!
Osoite omalla domainilla
Moni sähköpostipalvelu ja hostingpalvelu mahdollistaa oman osoitteen luomisen omalla domainilla. Hosting-palveluissa oma osoite on yleensä osa webhotelli-pakettia, mikä sopii sinulle silloin, kun tarvitset myös kotisivut.
Omalla domainilla oleva osoite on yritykselle tärkeä tekijä lisäämään yrityksen uskottavuutta. Tällöin osoite on esimerkiksi muotoa [email protected], mikä on asiakkaiden helppo muistaa ja tunnistaa. Hyvä osoite on helppo lukea ja se antaa asiakkaalle luotettavan vaikutelman yrityksestäsi. Valitsethan siis lyhyen, toimintaa kuvaavan nimen, jossa ei ole ylimääräisiä numeroita tai erikoismerkkejä.
Yrityksesi tarpeisiin sopiva sähköposti
Sopivaa palvelua etsiessä on hyvä kiinnittää huomiota siihen, mitä yrityksesi viestinnältä tarvitsee. Useisiin paketteihin kuuluu vain yksi osoite, mutta löydät myös paketteja, joissa sinulla on mahdollisuus tehdä yrityksellesi useita tai jopa sata eri osoitetta. Tämä on tarpeen erityisesti isommissa yrityksissä, joissa tarvitset jokaiselle työntekijälle oman osoitteensa.
Toiset palvelut mahdollistavat myös käyttäjänimen aliakset, joiden avulla voidaan erottaa eri käyttötarkoitukseen tulevat viestit. Tällöin käytössäsi on eri osoitteita esimerkiksi infolle ja palautteelle, mutta käytännössä viestit reititetään tulemaan samaan laatikkoon.
Yksi tärkeä tekijä on myös postilaatikoiden koko. Valitse sopivan kokoinen paketti, jossa on tilaa kaikille viesteille ja eri postilaatikoille. Säilytystilaa on oltava riittävästi oman yrityksesi tarpeisiin.
Monet palvelut mahdollistavat myös uutiskirjeiden ajastamisen ja lähettämisen viestipalvelun kautta. Tämä on kätevä ominaisuus, mikäli yrityksesi lähettää säännöllisiä uutiskirjeitä asiakkailleen. Ajastamisen myötä saat uutiskirjeesi lähetettyä asiakkaillesi aina parhaaseen aikaan.
Hyvä palvelu on helppo käyttää kaikilla laitteilla
Tärkeä seikka sähköpostipalvelussa on sen helppokäyttöisyys. Webhotelleissa osoitteiden luominen ja hallinta onnistuu helposti hallintapaneelin kautta. Useimmat palveluntarjoajat mahdollistavat käytön sekä tietokoneen selaimella että erillisellä tietokoneelle ladattavalla ohjelmalla. Tällainen ohjelma on hyvä ladata erityisesti omalle kotikoneelle, jonka kautta viestit useimmiten luetaan.
Monet haluavat viestit myös mobiililaitteisiin, joihin useimmilta palveluntarjoajilta löytyy oma ladattava sovellus. Sovelluksen kautta on helppo lukea ja lähettää viestejä olitpa missä vain. Ennen palvelun hankkimista on hyvä tarkistaa sovellusten ja ohjelmien soveltuvuus omille laitteille. Osa palveluista on myös yhdisteltävissä, jolloin saat kaikkien osoitteidesi viestit yhteen ohjelmaan ja näin säästyt usean ohjelman selaamiselta.
3 suosittua sähköpostipalvelua
Tässä on 3 suosittuja palveluita, joita voit käyttää niin arjessa kuin työelämässäkin. Ne tarjoavat erilaisia ominaisuuksia ja käyttöliittymiä eri tarpeisiin.
Sonera
Sonera sähköposti oli pitkään käytössä Suomessa ja toimi Telian tarjoamana palveluna. Vaikka Sonera-nimi on poistunut käytöstä, monet vanhat käyttäjät muistavat sen luotettavana ratkaisuna.
Gmail
Gmail on Googlen tarjoama suosittu palvelu, joka tarjoaa runsaasti tallennustilaa ja tehokkaan roskapostisuodatuksen. Se toimii saumattomasti muiden Google-palveluiden, kuten Google Driven ja Kalenterin, kanssa.
Outlook
Outlook on Microsoftin palvelu, joka sopii hyvin sekä henkilökohtaiseen että ammatilliseen käyttöön. Se tarjoaa tehokkaita ominaisuuksia, kuten kalenterin, tehtävälistat ja integroinnin Microsoft 365 -ohjelmistojen kanssa.
Otathan myös turvallisuustekijät huomioon
Viestit sisältävät usein paljon asiakkaiden henkilötietoja ja muita tärkeitä tietoja. Onkin äärimmäisen tärkeää, että sähköposti on turvallinen tapa viestiä asiakkaiden kanssa. Palveluntarjoajan tietoturvakäytänteisiin onkin syytä tutustua huolella ennen palvelun hankkimista. Hyvä palvelu käyttää salattuja yhteyksiä, jolloin viestien lukeminen ja lähettäminen on turvallista. Lisäksi laadukas palvelu tekee viesteistä varmuuskopiot, jolloin tärkeät tiedot eivät häviä ongelmien edessä.
Käytettävyyttä lisää tehokas, oikeanlainen roskapostisuodatus. Tärkeät viestit eivät saa hukkua roskapostien sekaan, mutta suodattimien on syytä rajata pois kaikki turhat viestit, jottei aikasi kulu niiden poistamiseen.
Tietoturvaa voit lisätä myös itse valitsemalla riittävän hyvät salasanat omille sähköposteillesi. Näin voit omalla toiminnallasi lisätä tietojen salassapitoa.
Valitse palvelu hyvällä asiakaspalvelulla
Yhteenveto
Sähköposti on edelleen yksi tärkeimmistä viestintävälineistä niin yrityksille kuin yksityishenkilöille, ja sen toimivuuteen sekä turvallisuuteen kannattaa panostaa. Moni yritys hyödyntää osoitetta omalla domainilla, kuten [email protected], mikä lisää ammattimaisuutta ja luotettavuutta. Palvelua valitessa kannattaa huomioida esimerkiksi tarvittavien osoitteiden määrä, tallennustila sekä mahdollisuus käyttää aliaksia ja ajastaa uutiskirjeitä. Hyvä järjestelmä toimii helposti eri laitteilla – tietokoneella, mobiililaitteilla ja erillisillä sovelluksilla. Suosittuja vaihtoehtoja ovat muun muassa Sonera, Gmail ja Outlook, jotka tarjoavat eri ominaisuuksia arjen ja työn tarpeisiin. Tietoturvan, tehokkaan roskapostisuodatuksen ja toimivan asiakaspalvelun merkitystä ei myöskään sovi unohtaa.
Usein kysytyt kysymykset
Useimmat yksityishenkilöt käyttävät ilmaisia viestipalveluita, joita tarjoavat muun muassa Google ja Yahoo. Erityisesti yritysten on suositeltua hankkia maksullinen sähköposti omalla domainilla, joka mahdollistaa oman yrityksen nimen lisäämisen osoitteeseen. Hinnat eri palveluiden välillä vaihtelevat suuresti. Viestipalvelu kuuluu lähes kaikkiin hosting-palveluihin, joten mikäli tarvitset myös kotisivut, on hyvä ottaa koko palvelupaketti yhdellä kerralla. Tällöin paketin saa yleensä noin 10–20 euron kuukausihintaan riippuen tarvitsemasi paketin koosta.
Erityisesti yrityksellä sähköpostiosoite omalla domainilla parantaa luotettavuutta erittäin paljon. Hyvä osoite on asiakkaiden helppo tunnistaa ja muistaa, sekä tietysti erottaa mahdollisista huijausviesteistä. Myös yksityishenkilöt voivat hankkia oman sähköpostiosoitteen, sillä monet hyvät, yksinkertaiset osoitteet ovat jo varattuja.
Huomioon kannattaa ottaa niin oman yrityksesi tarpeet palvelulta kuin hyvän osoitteen valinta. Valitse heti ensimmäisellä kerralla hyvä osoite, joka jää helposti asiakkaiden mieleen ja on uskottava. Muita tärkeitä seikkoja ovat sähköpostin koko, helppokäyttöisyys, toimivuus eri laitteilla sekä turvallisuus. Mietithän myös, riittääkö yrityksellesi yksi sähköposti vai tarvitsetko useamman osoitteen. Tutustuthan huolella palvelun tarjoamiin ominaisuuksiin ennen ostopäätöstä!
Useimmat palvelut tarjoavat myös oman mobiilisovelluksen puhelimeen ladattavaksi. Ennen palvelun ostamista on kuitenkin hyvä tarkistaa sovellusten sopivuus omille laitteille. Jotkut ohjelmat saa myös yhdistettyä keskenään, jolloin saat kaikkien osoitteidesi postit yhteen ja samaan ohjelmaan.