IMAP vai POP3 – kumpi sähköpostiprotokolla kannattaa valita?

Kun lisäät sähköpostitilin puhelimeen, tablettiin tai tietokoneen sähköpostiohjelmaan, eteen tulee usein valinta kahden protokollan välillä: IMAP ja POP3. Molemmat ovat vakiintuneita tapoja noutaa viestit palvelimelta omalle laitteelle, mutta ne toimivat perusperiaatteeltaan eri tavalla. Valinta vaikuttaa siihen, näkyvätkö samat viestit kaikilla laitteillasi, kuluuko palvelimen tallennustilaa ja pysyvätkö postit tallessa, jos laite hajoaa. Tässä oppaassa käydään selkokielisesti läpi, mitä protokollat tarkoittavat, miten ne eroavat toisistaan ja kumpi kannattaa valita erilaisiin käyttötilanteisiin.

Mitä sähköpostiprotokolla tarkoittaa?

Protokolla on sovittu “kieli”, jolla kaksi laitetta keskustelee keskenään. Sähköpostissa protokollia tarvitaan kahteen eri tehtävään: viestien noutamiseen palvelimelta ja viestien lähettämiseen. IMAP ja POP3 hoitavat nimenomaan noutamisen eli sen, miten sähköpostiohjelma hakee saapuneet viestit palvelimelta. Viestien lähettäminen hoituu erillisellä SMTP-protokollalla, josta kerrotaan lisää myöhemmin.

IMAP tulee sanoista Internet Message Access Protocol ja POP3 sanoista Post Office Protocol version 3. POP3 on näistä vanhempi: se määriteltiin virallisessa RFC 1939 -standardissa jo vuonna 1996. IMAP puolestaan kuvattiin RFC 3501 -standardissa vuonna 2003, ja sen uudempi versio IMAP4rev2 julkaistiin RFC 9051 -standardina elokuussa 2021. Molempia käytetään yhä laajasti, ja käytännössä jokainen sähköpostipalvelu tukee ainakin toista niistä.

Valinta protokollien välillä ei ole sama asia kuin sähköpostipalvelun valinta. Sama osoite voi yleensä toimia joko IMAP- tai POP3-tilinä sen mukaan, kumman valitset sähköpostiohjelmaa asentaessasi.

Mikä on POP3 ja miten se toimii?

POP3 on suunniteltu aikaan, jolloin sähköpostia luettiin pääasiassa yhdeltä koneelta ja verkkoyhteys oli hidas tai tilapäinen. Perusajatus on yksinkertainen: ohjelma ottaa yhteyden palvelimeen, lataa uudet viestit laitteelle ja oletuksena poistaa ne palvelimelta latauksen jälkeen. Tämän jälkeen viestit ovat vain siinä laitteessa, johon ne latautuivat.

Useimmissa sähköpostiohjelmissa on nykyään asetus “jätä kopio viesteistä palvelimelle”, joka muuttaa oletuskäyttäytymistä. Silloin viesti ladataan laitteelle, mutta kopio jää palvelimelle joko pysyvästi tai esimerkiksi tietyn päivien määrän ajaksi. Tämä on hyödyllistä, mutta se myös hämärtää POP3:n alkuperäistä ideaa ja voi johtaa siihen, että palvelimen tila täyttyy huomaamatta.

POP3:n vahvuus on yksinkertaisuus ja riippumattomuus palvelimesta: kun viestit on ladattu, voit lukea niitä ilman verkkoyhteyttä, eikä palvelimen tallennustila käytännössä rajoita sitä, kuinka paljon vanhoja viestejä voit säilyttää omalla koneellasi. Heikkous on, että viestit, kansiot ja luetut/lukemattomat-merkinnät eivät synkronoidu laitteiden välillä.

Mikä on IMAP ja miten se toimii?

IMAP kehitettiin ratkaisemaan juuri se ongelma, josta POP3 kärsii: sähköpostin käyttö useilta laitteilta. IMAP:ssa viestit pysyvät palvelimella, ja sähköpostiohjelma näyttää niistä synkronoidun näkymän. Kun avaat viestin, siirrät sen kansioon tai merkitset sen luetuksi, muutos tallentuu palvelimelle ja näkyy kaikilla muillakin laitteilla, jotka käyttävät samaa tiliä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että sama postilaatikko näyttää samalta puhelimessa, kannettavassa ja selaimessa. Myös itse tehdyt kansiot, roskaposti- ja luonnokset-kansiot sekä viestien tila synkronoituvat. Tämä on syy siihen, miksi IMAP on nykyään selvästi yleisempi valinta ja miksi esimerkiksi Google suosittelee Gmailin käyttäjille IMAP:ia POP:in sijaan.

IMAP:n kääntöpuoli on riippuvuus palvelintilasta ja verkkoyhteydestä. Koska viestit säilyvät palvelimella, postilaatikon koko rajautuu tilauksen tallennustilaan, ja isojen liitetiedostojen selaaminen edellyttää toimivaa yhteyttä. Useimmat ohjelmat kuitenkin tallentavat viesteistä välimuistin laitteelle, joten viimeksi avatut viestit näkyvät myös offline-tilassa.

IMAP vai POP3 – tärkeimmät erot

Protokollien ero tiivistyy siihen, missä viestit “asuvat” ja synkronoituvatko ne. Alla keskeiset erot avattuina.

Säilytys ja synkronointi

IMAP pitää viestit palvelimella ja synkronoi ne kaikille laitteille: luetut viestit, kansiot ja poistot näkyvät kaikkialla samanlaisina. POP3 lataa viestit yhdelle laitteelle eikä synkronoi mitään takaisin palvelimelle. Jos luet viestin puhelimella POP3-tilillä, se ei näy luettuna tietokoneella.

Useat laitteet

Jos käytät sähköpostia useammalta kuin yhdeltä laitteelta, IMAP on lähes aina oikea valinta. POP3 sopii parhaiten tilanteeseen, jossa sähköpostia luetaan vain yhdeltä koneelta. Monen laitteen POP3-käyttö johtaa helposti siihen, että viestit ovat hajallaan eri laitteissa.

Tallennustila

IMAP kuluttaa palvelimen tallennustilaa, koska kaikki viestit liitteineen jäävät palvelimelle. POP3 taas voi vapauttaa palvelintilaa poistamalla viestit latauksen jälkeen, mikä on hyödyllistä, jos tilauksesi postilaatikko on pieni. Tämä on yksi harvoista tilanteista, joissa POP3:lla on edelleen selvä etu.

Offline-käyttö ja varmuuskopiot

POP3:lla ladatut viestit ovat aina saatavilla ilman verkkoyhteyttä, ja ne toimivat eräänlaisena paikallisena arkistona. IMAP:ssa offline-käyttö riippuu ohjelman välimuistista. Kannattaa silti muistaa, ettei kumpikaan protokolla korvaa kunnon varmuuskopiointia – jos POP3-laitteesi hajoaa eikä viesteistä ole kopiota palvelimella, ne menetetään.

Portit ja asetukset

Kun lisäät tiliä sähköpostiohjelmaan manuaalisesti, sinun on usein syötettävä palvelimen osoite ja portti. Portti on numeroitu “ovi”, jonka kautta yhteys muodostetaan. Lähes aina kannattaa valita salattu (SSL/TLS) vaihtoehto, joka suojaa käyttäjätunnuksen, salasanan ja viestit salakuuntelulta. Alla yleiset vakioportit.

Esimerkiksi Gmailissa saapuvan postin palvelin on IMAP:lla imap.gmail.com (portti 993) tai POP:lla pop.gmail.com (portti 995), ja lähtevä posti kulkee osoitteen smtp.gmail.com kautta (portti 465 tai 587). Tarkat palvelinosoitteet löytyvät aina oman palveluntarjoajan ohjeista, ja myös Outlookin kaltaiset palvelut ilmoittavat omansa.

Entä SMTP – eikö se ole osa valintaa?

Yleinen väärinkäsitys on, että IMAP tai POP3 hoitaisi myös viestien lähettämisen. Näin ei ole. Molemmat ovat pelkästään noutoprotokollia, ja lähettäminen tapahtuu aina erikseen SMTP-protokollalla (Simple Mail Transfer Protocol). Siksi sähköpostiohjelmaan syötetään tyypillisesti kaksi palvelinta: saapuvan postin palvelin (IMAP tai POP3) ja lähtevän postin palvelin (SMTP). Valinta IMAP:n ja POP3:n välillä ei siis vaikuta lainkaan siihen, miten viestisi lähtevät.

Kumpi kannattaa valita?

Suurimmalle osalle käyttäjistä vastaus on nykyään IMAP. Se vastaa tapaa, jolla sähköpostia käytetään – useilta laitteilta ja usein myös selainpohjaisen webmailin kautta. POP3 on edelleen käyttökelpoinen, mutta sen hyödyt rajautuvat muutamaan erikoistilanteeseen.

Milloin IMAP on parempi

• Käytät sähköpostia useammalta kuin yhdeltä laitteelta (puhelin, tietokone, selain).
• Haluat, että luetut viestit, kansiot ja poistot näkyvät samanlaisina kaikkialla.
• Haluat, etteivät viestit ole vain yhden laitteen varassa, vaan säilyvät palvelimella.
• Käytät uudempaa sähköpostipalvelua, joka tarjoaa runsaasti tallennustilaa.

Milloin POP3 voi olla hyvä valinta

• Luet sähköpostia vain yhdeltä koneelta etkä tarvitse synkronointia.
• Palvelimesi tallennustila on hyvin pieni ja haluat vapauttaa sitä lataamalla viestit pois.
• Haluat pitää kaikki viestit paikallisesti omalla laitteella ja lukea niitä täysin ilman verkkoyhteyttä.
• Rakennat tietoisen paikallisen arkiston – muista silti erillinen varmuuskopio.

Näin otat protokollan käyttöön tai vaihdat sitä

Protokolla valitaan yleensä siinä vaiheessa, kun tili lisätään sähköpostiohjelmaan. Monet ohjelmat tunnistavat tunnetut palvelut automaattisesti ja asettavat IMAP:n oletukseksi. Jos haluat POP3:n tai syöttää asetukset itse, valitse ohjelman tilinlisäyksessä “manuaalinen asetus” ja täytä palvelinosoitteet ja portit yllä olevan taulukon mukaisesti.

Protokollan vaihtaminen jälkikäteen ei muunna olemassa olevaa tiliä, vaan käytännössä tili poistetaan ja lisätään uudelleen toisella protokollalla. Ennen vaihtoa kannattaa varmistaa, etteivät vanhat POP3:lla ladatut viestit katoa: jos ne ovat vain laitteella eivätkä palvelimella, siirrä tai varmuuskopioi ne ensin. Osassa palveluista IMAP ja POP on myös erikseen otettava käyttöön asetuksista, ennen kuin ne toimivat.

Yleisiä virheitä ja tietoturva

Yleisin virhe on käyttää POP3:a usealla laitteella ilman “jätä kopio palvelimelle” -asetusta. Tällöin se laite, joka ehtii ensin, lataa viestit ja poistaa ne – eivätkä ne näy muilla. Toinen tavallinen ongelma on salaamattoman portin (110 tai 143) käyttö salatun sijaan; valitse aina SSL/TLS-vaihtoehto, jotta tunnuksesi eivät kulje verkossa selkokielisenä.

Tietoturvan kannalta protokolla ei korvaa vahvaa salasanaa eikä kaksivaiheista tunnistautumista. Monet palvelut vaativat nykyään sovelluskohtaisen salasanan, kun tili liitetään ulkoiseen ohjelmaan. Ole lisäksi tarkkana sähköpostitse tulevista asetus- ja kirjautumispyynnöistä – ne ovat tavallinen tapa kalastella tunnuksia, eikä aito palveluntarjoaja koskaan pyydä salasanaasi viestillä.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Kumpi on parempi, IMAP vai POP3?

Useimmille IMAP on parempi, koska se pitää viestit palvelimella ja synkronoi ne kaikille laitteille. POP3 on järkevä lähinnä silloin, kun sähköpostia luetaan vain yhdeltä koneelta tai kun palvelimen tallennustila on hyvin pieni.

Poistaako POP3 viestit palvelimelta?

Oletuksena kyllä: POP3 lataa viestit laitteelle ja poistaa ne palvelimelta. Useimmissa ohjelmissa on kuitenkin asetus, jolla kopio voidaan jättää palvelimelle joko pysyvästi tai määräajaksi.

Mitä portteja IMAP ja POP3 käyttävät?

IMAP käyttää salaamattomana porttia 143 ja salattuna (SSL/TLS) porttia 993. POP3 käyttää salaamattomana porttia 110 ja salattuna porttia 995. Valitse aina salattu vaihtoehto, kun se on tarjolla.

Voinko vaihtaa POP3:sta IMAP:iin?

Voit. Käytännössä poistat tilin sähköpostiohjelmasta ja lisäät sen uudelleen IMAP-asetuksilla. Varmista ennen vaihtoa, että POP3:lla jo ladatut viestit on tallennettu talteen, jos ne eivät ole enää palvelimella.

Hoitaako IMAP tai POP3 myös viestien lähettämisen?

Ei. Molemmat ovat vain noutoprotokollia. Viestien lähettäminen tapahtuu erillisellä SMTP-protokollalla, joka määritellään sähköpostiohjelmassa omana lähtevän postin palvelimenaan.